Gerenciamento de Facilities é a denominação atribuída às atividades administrativas de infraestrutura e apoio às corporações. Entre os setores gerenciados podemos citar manutenções técnicas de instalações, infraestrutura de telecomunicações, limpeza, segurança, paisagismo, utilidades e serviços de suporte (expedição, compras, reprografia, recepção, copa, entre outros).

Todo registro de demandas pode ser feito por meio de formulários eletrônicos disponíveis em um website acessível na intranet ou internet. Ao preencher o formulário o usuário fornece todos os dados necessários em campos estruturados (descrição detalhada, justificativa, centro de custo, quantidade etc).

Após concluir a abertura do chamado é gerado um número que pode ser consultado a qualquer momento pelo site de Autoatendimento. A página de consulta pode oferecer total visibilidade do serviço para o usuário demandante. 

Ao término do atendimento o usuário demandante poderá receber uma Pesquisa de Satisfação para avaliar qualitativamente o atendimento. 

Toda nova demanda pode ser encaminhada primeiramente para aprovação ou diretamente para execução pela equipe responsável pelo serviço solicitado. Ao encaminhar para execução é possível:

• Direcionar a solicitação para uma fila compartilhada de uma equipe, onde um solucionador poderá ler o conteúdo e assumir a responsabilidade;
• Encaminhar automaticamente para o solucionador que possuir a menor quantidade de chamados abertos em sua fila;
• Encaminhar para um coordenador de Facilities que fará o direcionamento correto.

Na figura abaixo podemos observar a tela do solucionador com as solicitações abertas sob sua responsabilidade. Nesta tela é possível agrupar, ordenar, filtrar e editar solicitações em aberto ou finalizadas.

Ao clicar em um item da tela acima é exibida a tela de edição do chamado. Nesta nova tela o solucionador acessa todos os campos do processo e em que ponto do workflow encontra-se o chamado. Após concluir a tarefa o solucionador clica no botão "Avançar" para continuidade do processo. 

Para cada processo e tarefa poderão existir prazos para execução com a possibilidade de alarmes em função do Acordo de Nível de Serviço ou Acordo de Nível Operacional (Exemplo: ao atingir 50% do prazo de uma tarefa enviar email para seu gerente, ao atingir 80% do prazo da mesma tarefa escalonar para o coordenador imediato etc).

Utilizando o Editor gráfico para modelagem BPMN é possível construir uma grande variedade de fluxos para Gerenciamento de Facilities: 

• Coffe break para reuniões e treinamentos
• Confecção de crachá
• Consertos e reparos
• Guarda e recuperação de documentos (arquivo morto)
• Telecom (empréstimo de celular, movimentação de ramal etc)
• Envio de documentos ou material promocional
• Serviços externos (pagamentos de contas)
• Pedido de material 
• Cartão de visita e carimbo
• Solicitações para central de cópias

A partir do registro e atendimento das demandas é possível a recuperação de dados em forma de relatórios gerenciais. O produto oferece relatórios prontos para uso, possibilidade de criação de relatórios customizados, tabelas dinâmicas e indicadores de desempenho. 

Abaixo podemos observar um relatório de pendências acumuladas exibindo a linha do backlog:

Na tabela dinâmica abaixo é possível obter totais de atendimentos de forma flexível:

Utilizando a ferramenta painel de indicadores o gestor de Facilities pode estabelecer metas e realizar o monitoramento: