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O que é mapeamento TO BE?

O que é mapeamento TO BE?

O mapeamento TO BE proporciona a visão futura de um processo incorporando melhorias ao mapeamento AS IS

Author: Venki Tecnologia/terça-feira, 16 de outubro de 2012/Categories: Metodologia

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Em post recentemente publicado aqui no blog falamos sobre Mapeamento AS IS, destacando sua importância na adoção da gestão por processos. Hoje, vamos dar continuidade ao assunto e falar do Mapeamento TO BE, incorporando melhorias em relação ao mapeamento AS IS. O artigo a seguir, extraído do blog BPM Quotes e escrito pelo especialista em Sistemas de Gestão Empresarial Pedro Mello, explica quais são as características, precauções e estratégias para realização do mapeamento TO BE. 

"Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho ou modelagem.

Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que o realizam no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo.

Profundidade: o nível de profundidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única reunião. É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade.

Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.

Cuidados e preparativos para a documentação TO BE:

Técnicas: O mapeamento pode ser feito de algumas formas, dependendo do cenário e contexto da empresa. As mais usuais são:

  • Entrevista: que embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa. 
  • Reunião JAD: na qual representantes dos envolvidos com o processo se reúnem em um mesmo local, para a documentação do processo. Esta é, de longe, a mais adequada, pela rapidez e qualidade do produto gerado.
Algumas lembranças relativas à documentação de Processos TO BE:
  • Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.
  • Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.
  • Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.
  • Crie uma visão de futuro cheia de entusiasmo – Algo que todos tenham interesse em atingir
  • Não pense nas restrições, pense em como o processo deveria idealmente funcionar
  • Considere todos os ”gostaria que” – lembre-se das expectativas da alta gestão
  • Não deixe de definir Indicadores de Desempenho para o processo (KPI)
  • Não deixe de definir Gestor para o processo que está sendo redesenhado.
  • Valide com a alta gestão as melhorias identificadas e propostas na reunião TO BE. 
  • Leve em conta se a expectativa dos gestores com relação aos ganhos está sendo alcançada – calcule o ROI(retorno do investimento), para cada processo tratado. A fonte fundamental para isso são as medidas de melhorias aprovadas (validadas) pela alta gestão. Neste caso é salutar que se tenha o problema que está sendo resolvido e o seu valor ou o valor do seu malefício, bem como o custo para desenvolver e implementar a solução.
  • Crie um plano de implementação das mudanças, de acordo com as datas possíveis para cada melhoria aprovada (validada).

Algumas questões usuais em definição TO BE de processos:

  • O que estamos fazendo e não tem valor (considere cliente e a própria organização)
  • O que não estamos fazendo, mas tem valor (idem)
  • O que estamos fazendo fracamente, mas é esperado mais;
  • O que estamos fazendo fortemente, mas não é esperado tanto.
  • Com relação às atividades, considere o que pode ser:
    • Eliminado;
    • Substituído;
    • Adicionado;
    • Melhorado;
    • Unificado (com outras atividades);
    • Juntado e feito em única área;
    • Paralelizado (em relação à execução).
Cuidados para a implementação das melhorias:
  • Acompanhe cada data e compromisso e ao implementá-lo, certifique-se de que o processo executado
  • está em conformidade com a documentação e obtenha do responsável pela execução assinatura em 
  • algum documento, confirmando isso;
  • Procure não delegar ou transferir responsabilidade pelo acompanhamento e certificação da implementação da melhoria;
  • Caso alguma melhoria não possa ser implementada na data acordada, coloque a justificativa, sem perder
  • a história.

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Não se esqueça de publicar os ganhos obtidos com as melhorias implementadas."


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