Muitas empresas necessitam que seus empregados viajem para visitar unidades, fornecedores, projetos etc, e neste cenário estas empresas necessitam controlar gastos financeiros com passagens, hospedagens e despesas diversas. Além disto precisam planejar e garantir todos os serviços essenciais ao viajante.

Neste cenário podemos auxiliar nossos clientes disponibilizando formulários de requisição, aprovação, execução e monitoramento dos prazos com alertas por emails. Também possibilitamos a gestão por meio de relatórios prontos para uso, relatórios customizados, tabelas dinâmicas e indicadores de desempenho. 

O serviço de solicitação de viagens pode ser avaliado pelo viajante que responde a pesquisa de satisfação. Ele também contará com um site web onde poderá solicitar e acompanhar o atendimento da requisição de viagem.

Clique na figura abaixo para visualizar uma apresentação de estudo de caso sobre processo para solicitação de viagens e adiantamentos.

Apresentação de um estudo de caso de processo para solicitação de viagens e adiantamentos
Como funciona
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Para solicitar uma viagem o usuário ou um gerente utiliza um site disponível na intranet e também na internet. No site existe um formulário com todos os campos para solicitação da viagem, incluindo valor do adiantamento e centro de custo. 

Formulário de solicitação de viagem e adiantamento 

Após aprovação pelo superior imediato a solicitação é enviada para o apoio administrativo reservar hotel e/ou passagens.

 Workspace com processos em aberto na área de apoio administrativo

Após reservar hotel e/ou comprar passagens o apoio adminstrativo avança no processo enviando a solicitação para o financeiro providenciar o adiantamento solicitado.

Solicitacão de viagem 

Após realizar o adiantamento o financeiro passa a aguardar o retorno do viajante. Na data indicada de retorno é enviado um email para o solicitante informando que ele deve enviar os comprovantes de despesas para o financeiro, que registra o resumo na requisição.

Acerto do processo de solicitação de viagem 

O acerto feito pela área financeira é repassado para o gerente do solicitante que valida as despesas informadas e documentadas.

Aprovação das despesas de viagem 
Resultados e Gestão
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O processo automatizado torna possível a substituição de requisições em papel ou email por formulário eletrônico com autorização, incorporando controles que asseguram a integridade do processo.  

A definição de responsabilidades em cada tarefa e o respectivo prazo para conclusão proporcionam maior agilidade e redução do tempo de espera do viajante. 

Utilizando as respostas da pesquisa de satisfação é possível medir a qualidade do atendimento das solicitantes de viagens.

Pesquisa de satisfação para avaliação qualitativa do serviço prestado.   Resultado da avaliação qualitativa da requisição de viagem e adiantamento. 

O registro de despesas em banco de dados permitiu rastrear custos de viagens.

Tabela dinâmica de custos da viagem

Os tempos de execução das tarefas são registrados permitindo avaliar o desempenho de cada solucionador envolvido e possíveis melhorias no processo.

Tempos de tarefas do processo de requisição de viagens

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